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Interview: Praxiserfahrungen mit der E-Bilanz

IDL Dialog im Gespräch mit Dipl.-Kaufmann und Steuerberater Benjamin J. Feindt. Wo bleiben die Entlastungseffekte durch die E-Bilanz? Wie ist die aktuellen Situation der elektronischen Abschlussübermittlung und Tipps zum effizienten Umgang damit.

Die E-Bilanz ist in der Praxis angekommen. Die meisten Unternehmen haben ihre Jahresabschlüsse für 2013 elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Von den gewünschten Einspar- und Entlastungseffekten ist indes nichts zu spüren. Die Umsetzung der E-Bilanz hat sich als Zusatzbelastung erwiesen, welche die Wirtschaftlichkeit des Gesamtprojekts in Frage stellt. Möglichkeiten, mit der E-Bilanz die Unternehmen zu entlasten, wären bei entsprechender Umsetzung durch den Gesetzgeber allerdings auch jetzt noch vorhanden

IDL Dialog: Welchen Stellenwert nimmt die E-Bilanz ein?

Benjamin J. Feindt: Die E-Bilanz ist eines der größeren Projekte der kürzeren Vergangenheit im Bereich des steuerlichen E-Governments. Durch E-Government erhoffen sich Gesetzgeber und Anwender einfachere, schnellere Prozesse. Vor allem aber wird ein enormes Einsparpotenzial auf Seiten der Behörden dadurch erwartet, dass ana-loge Besteuerungsprozesse durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) unter-stützt oder komplette „Wertschöpfungsketten“ in der Verwaltung digitalisiert werden. Auch die E-Bilanz sollte nach dem Gedankenmodell des „Bürokratieabbaugesetzes“ von 2008 (vgl. BT-DS 16/10940) genau dies erreichen: eine Entlastung von Unternehmen und Behörden.   

Im Jahr 2015 ist die E-Bilanz kein Gedankenmodell mehr, sondern geltendes Recht. Denn für die meisten greift ab dem Jahr 2013 die Pflicht, nach § 5b Einkommensteuergesetz (EStG) die Inhalte ihrer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz zu übermitteln. Unternehmer können ihre steuerlichen Pflichten nicht mehr dadurch erfüllen, dass sie dem Finanz-amt die Bilanzen auf Papier vorlegen.

IDL Dialog: Wie stehen die Unternehmen dazu?  

Benjamin J. Feindt: Meiner persönlichen Erfahrung nach ist die Digitalisierung in Unternehmen weiter fortgeschritten als in der Finanzverwaltung. Zu der Möglichkeit der digitalen Kommunikation mit den Behörden sagen viele Unternehmen: „Na endlich!“.   

Bei der E-Bilanz hofft man auf die Chancen der vollautomatisierten Veranlagung bei folgendem Optimalszenario: Die Bilanz wird digital an das Finanzamt übermittelt, dort durch eine Software geprüft und in eine niedrige Risikoklasse eingestuft, sodass das Programm beim Finanzamt daraus nahezu ohne menschliches Zutun einen Bescheid (elektronisch) erlassen und an den Steuerpflichtigen übermitteln kann.   

E-Government-Projekte im steuerlichen Kontext führen aber leider oft dazu, dass nicht nur der Kommunikationsweg von Briefpost auf beispiels-weise E-Mail umgestellt wird, sondern dass im Windschatten der Digitalisierung Zusatzanforderungen umgesetzt werden, die als „analoge“ Neuerung einige Entrüstung ausgelöst hätten. Beispiel E-Bilanz: Es genügt nicht, den Jahresabschluss per PDF zur Behörde zu senden, sondern man muss eine Software mit einer bestimmten Schnittstelle einsetzen. Die Software sorgt dafür, dass nur eine Bilanz übermittelt werden kann, die den (neuen) Mindestumfang enthält. Das heißt zunächst, dass der Einreichende den Mindestumfang kennen sollte, er besteht aus ca. 400 „Mussfeldern“. Diese Felder werden in jedem Fall übermittelt, unabhängig davon, ob ein Steuerpflichtiger hier überhaupt einen passenden Geschäftsvorfall realisiert hat. Wer hat schon Umsätze aus Reiseleistungen – einmal abgesehen von den Unternehmen der Branche? Derlei Felder erhalten dann zur Übermittlung den Wert „NIL“. Ausgedruckt sind die 400 Mussfelder vergleichbar mit acht Seiten zusätzlicher Formulare.

Beim Finanzamt sinkt der Erfassungsaufwand, die Unternehmen werden verpflichtet, Informationen mundgerecht in einer Art anzuliefern, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen soll. Die Kosten der Umstellung auf die E-Bilanz für die Unternehmen prognostizierte der Gesetzgeber im Jahre 2008 auf 37 Cent pro Unternehmen oder 500.000 EUR für alle deutschen Unternehmen. Allgemein unstrittig ist, dass die tatsächlichen Kosten weit darüber liegen. Einzelne Unternehmen berichten in Untersuchungen von Umstellungskosten von über 100.000 EUR.

Auch wenn das nicht repräsentativ sein dürfte, liegt meinen Schätzungen nach ein realistischer Kostenansatz für die Umstellung bei ca. 300 EUR pro Unternehmen. Die E-Bilanz hat die deutsche Wirtschaft damit bei der Umstellung mit mindestens 400 Millionen EUR belastet. Aus Wirtschaftssicht ist die Umsetzung – nicht der Grundgedanke! – ein finanzielles Desaster, und zwar auch dann, wenn man über viele Jahre die prognostizierte Einsparung aus dem Gesetzesentwurf gegenrechnet. Dass es auch auf Verwaltungsseite hakt (die Known-Errors-Sammlung des BMF umfasst mittlerweile 23 Seiten und die Verwaltung klagt offen über Mehraufwand), ist ebenfalls kaum tröstlich. Unternehmer haben von diesen Betrachtungen wenig. Eine logische Konsequenz für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann lauten, dass von einem freiwilligen Übererfüllen der Anforderungen abgesehen wird.

Als Faustregel wird derzeit in vielen Fällen sinnvoll sein, an der Informationstiefe der ans Finanzamt übermittelten Rechenwerke nichts zu ändern. Wer früher beispielsweise Kontennachweise ans Finanzamt übermittelte, sollte das nicht etwa deswegen unterlassen, weil er nun seine Bilanz digital versendet. Und wessen Buchhaltung bisher nicht vom Finanzamt beanstandet wurde, der muss sich keine großen Sorgen über zusätzliche Detailbuchungen auf Konten machen. Nach diesem Prinzip lassen sich Compliance-Kosten niedrig halten. Wenn sich in der Praxis abzeichnet, dass die Systeme größere Informationstiefen auch in der Praxis bevorzugen, bleibt immer noch Zeit zur Reaktion.

IDL Dialog: Wo liegen die Herausforderungen?   

Benjamin J. Feindt: Bei KMU liegen die Herausforderungen oft im Umgang mit ihrer Software und im Entschlüsseln teils – software-abhängig – unverständlicher Rückmeldungen der Schnittstelle, wenn diese die Übermittlung ans Finanzamt wegen fehlender oder falscher Angaben nicht zulässt. Wer eigene Kontenrahmen einsetzt oder Buchhaltungssysteme ohne E-Bilanz-Schnittstelle, muss einige Handarbeit leisten, um ein Fremdsystem entsprechend zu füttern. Kapitalkonten sowie Sonder- und Ergänzungsbilanzen werden 2016 viele Unternehmer erstmals im E-Bilanz-Kontext kennen lernen.   

Auf Seiten des Gesetzgebers liegt die Herausforderung darin, die E-Bilanz unternehmensfreundlicher zu gestalten. Beispielsweise könnten die Daten auch dazu genutzt werden, die Offenlegungspflicht beim Bundesanzeiger zu erfüllen. Das würde Unternehmen nachhaltig entlasten und den Kontakt zum Bundesanzeiger mit der verbundenen Stammdatenpflege, den damit verbundenen Übermittlungsgebühren und den eigenen Fristen überflüssig machen. Hierzu braucht es gesetzgeberisches Wollen.

IDL Dialog: Vielen Dank, Herr Feindt.

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