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Informationsaustausch in modernen Unternehmen. Sieben Aspekte für erfolgreiches Reporting

Der gezielte Zugang zu relevanten Informationen ist entscheidend für die proaktive Unternehmenssteuerung. Eine wesentliche Grundlage dafür ist ein effizientes Reporting, es stellt heute mehr denn je einen der wichtigsten Differenziatoren im Wettbewerb.

Ungeachtet der technologischen Plattform muss Reporting aber zuallererst und zwingend als interdisziplinäre Aufgabe verstanden werden. Es ist niemals Selbstzweck, sondern dient dem eindeutigen und vernetzten Informationsaustausch nach innen wie nach außen.

Von Dashboard bis Berichtswesen

Der Begriff Reporting hat viele Gesichter und unterschiedliche Erscheinungsformen. Ungeachtet der prinzipiellen Inhalte und der technologischen Plattform auf der die Reporting-Lösungen realisiert werden, dient es vor allem und in erster Linie dem eindeutigen und vernetzten Informationsaustausch nach innen und nach außen. Von daher muss es zwingend und zuallererst als interdisziplinäre Aufgabe verstanden werden, und nicht als IT-Leistungssport.

Für den Empfänger gemacht

Eine der wesentlichen Erkenntnisse dafür: Der Empfänger steht im Zentrum des Reportings, nicht der Ersteller. Gemäß dem Prinzip „what you see is all there is“ (WYASIATI) muss er sich darauf verlassen können, dass alle relevanten Daten vorhanden sind und die Möglichkeit haben, diese möglichst schnell aufnehmen zu können.

In diesem Sinne spielt die Erscheinungsform von Berichten eine große Rolle und ist mindestens genauso wichtig wie der Inhalt der Reports selbst. Es empfiehlt sich einen Corporate-Design-Guide mit Gestaltungsrichtlinien und Nomenklatur festzulegen, der Farben, Schriftarten und Regeln für die Darstellung definiert. Bei Texten und Kommentaren ist zudem zu beachten, dass diese übersichtlich, klar strukturiert sowie eindeutig und verständlich formuliert sind. Auf unscharfe Formulierungen wie „signifikant“ oder „erheblich“ sollte vollständig verzichtet werden.

Technologie gezielt nutzen

Die bewusste Auseinandersetzung mit und Nutzung von digitalen Technologien und Medien bietet eine große Chance und kann den entscheidenden Ausschlag für die Umsetzung erfolgreicher Konzepte geben. Moderne Tools erlauben das automatisierte Erstellen, Intrantes, Portale oder die Nutzung von Cloud-Angeboten das zielgerichtete und optimierte Verteilen in Echtzeit. Durch das Einbeziehen von mobilen Services und kollaborativen Elementen kann zudem die Interaktion aller Beteiligten bedeutend erleichtert und unterstützt werden.

Dank der Vielfalt und Mobilität der Endgeräte kommen Dashboards nun auch endlich so richtig sinnvoll zum Einsatz. Und bezieht man das Thema Planung mit ein, erhält das Ganze, gerade auch mit der Möglichkeit zum Einsatz von mobilen und nutzungselastischen Szenarien, eine weitere, interessante Dimension.

Zu Ende denken

Auch Berichte und Reports unterliegen einem Lebenszyklus, der von der Definition der Anforderungen, über deren Umsetzung und beständigen weiteren Optimierung reicht und idealerweise bis hin zur Erarbeitung von Archivierungs- oder gar Entsorgungskonzepten weiter geführt wird. Diese ermöglichen  historische Vergleiche, die viele interessante Erkenntnisse bereithalten können und das gute Gefühl und Wissen darum, dafür gesorgt zu haben, dass sensible Daten nicht in unautorisierte Hände gelangen.

Die sieben Aspekte für erfolgreiches Reporting im Kurzüberblick

1. Inhalt Verschiedenste Report-Objekte werden in strukturierter Form aufbereitet und filterbar als verdichtete Zahlen und Informationen zur Verfügung gestellt.

2. Empfänger Unterschiedliche Zielgruppen wie Management, Bereichsleiter, Mitarbeiter oder externe Empfängermüssen zielgruppenorientiert versorgt werden.

3. Darstellung Erlaubt ist, was zielführend ist. Voraussetzung ist jedoch die grundlegende Definition sowie konsequente Anwendung von Nomen-klaturen und Gestaltungsmaßgaben.

4. Bereitstellung Moderne Plattformen und Cloud-Services bieten viele neue Möglichkeiten zur automatisierten Verteilung und individuellen, kostenoptimierten Bereitstellung.

5. Endgeräte Die digitalen Medien von PC bis Mobile bieten in ihrer Vielfalt viele verschiedene Vorteile, die berücksichtigt und bewusst genutzt werden müssen.

6. Kollaboration Teilen, liken, in Echtzeit kommentieren. Die neue Generation bringt neue Formen der Kommunikation, die es zu integrieren lohnt.

7. Lifecycle Nachhaltigkeit und beständige Optimierung bestimmen den Lebenslauf von Berichten, an deren Ende ein durchdachtes Entsorgungskonzept stehen sollte.

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