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Erfahrungsbericht: Um welchen Umsatz geht es jetzt eigentlich?

Reporting und Planung sind betriebswirtschaftlich notwendig und sinnvoll. Doch wer kennt das nicht? Aufreibende Diskussionen in Meetings, langwierige Abstimmungsprozesse in Planungsrunden, blank liegende Nerven ob der Validität der vorliegenden Zahlen. Excel scheint hier oftmals das hilfreiche Tool der Wahl. Doch geht es ins Detail, ist die Verwirrung oft groß. Wie war das nochmal? Wo kommt die Kennzahl her? Und wie sicher sind wir, dass diese auch stimmt?

Zu den zentralen Aufgaben der Controlling-Abteilung gehört es, das Management mit zuverlässigen Kennzahlen zu versorgen, so dass Entscheidungen auf der Grundlage von validen und belastbaren Informationen getroffen werden. Jeder, der schon Berichte auf Basis von SAP und Microsoft Excel erstellt und insbesondere Ad-hoc-Anfragen damit beantwortet hat, weiß aber, dass das gar nicht so einfach ist.

Die Erfahrung zeigt: Auch bei Kennzahlensystemen, die vordergründig immer klar und eindeutig erscheinen, steckt der Teufel im Detail.

Die Frage „Wie hoch ist der Anteil der EDV-Kosten am Umsatz?“ beispielsweise klingt präzise. Im Detail stößt man in der Praxis jedoch schnell an Grenzen. Da kommen Fragen auf wie: Welchen Umsatz nehmen wir denn, den Innenoder Außenumsatz? Inwieweit sind die IT-Kosten durch die Umlagen bereits gedeckt? Werden die internen und externen IT-Kosten herangezogen? Welche Abschreibungspositionen sind zu berücksichtigen?

Klare Kennzahlendefinition im Vorfeld und durchgängige Datenströme im System sind der Schlüssel zu eindeutigen Informationen.

Entscheidet man sich für die Einführung eines professionellen Systems, was durchaus empfehlenswert ist, werden im Zuge der Implementierung und der Herleitung der abgebildeten Kennzahlen aus Vorsystemen diese zusammengeführt und klar definiert. Sie liegen dann als eindeutige Größen im zentralen Data Mart vor, auf den alle Beteiligten in einheitlicher Berichtsumgebung zugreifen. Idealerweise sind sie auch mit direkt im System hinterlegten Kommentierungen angereichert, die ihre Bedeutung und Herkunft dokumentieren oder bestimmte Entwicklungen erläutern, die sich aus den dargestellten Zahlen ergeben.

Dass die Zahlen dann im gesamten Herleitungs-, Lebens- und Bearbeitungszyklus den definierten Logiken folgen und sich im laufenden Systembetrieb keine Fehler einschleichen, dafür sorgen die automatisierten Datenströme der integrierten Lösung – von den regelbasierten ETL-Prozessen zum Datenload über die Bereinigung und Aggregation der operativen Daten im Data Mart bis zur Aufbereitung für die Konsolidierung und Berichterstattung.

Zertifizierte und testierte Schnittstellen sowie automatische Plausibilitätstests sichern dabei die durchgängige Konsistenz und Validität der Zahlen, deren Herkunft zudem jederzeit nachvollziehbar ist.

Eindeutige Kennzahlen machen Diskussionen überflüssig und sparen Zeit, Kosten und Nerven. Beim Blick auf die Projektergebnisse nennen unsere Kunden immer wieder die absolute Zuverlässigkeit und Eindeutigkeit der Kennzahlen als einen wesentlichen Mehrwert der Einführung des Systems. Überflüssige Diskussionen über Zahlen haben damit ein Ende.

Controller, Management, Kostenstellen- und Budgetverantwortliche, Vertriebsleiter, Planungsverantwortliche und sonstige Entscheider haben mehr Zeit für die Analyse der betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge und die Entwicklung strategischer Maßnahmen: ein echter Wettbewerbsvorteil.

Professionelle Kennzahlensysteme erfüllen die zentralen Anforderungen an ein modernes Berichtswesen:

  • Valide und belastbare Daten für alle Berichtsempfänger
  • Dynamische Erstellung von weiteren Abfragen auf Basis der validierten Daten
  • Schnelle und einfache Erstellung von Berichten, um die Daten auch kurzfristig in adäquater Form liefern zu können

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