Fachartikel

Erfahrungen anderer Kommunen nutzen

Der kommunale Gesamtabschluss ist Neuland für Städte und Gemeinden. Durch die unterschiedlichen Terminvorgaben in den Ländern liegen allerdings inzwischen Erfahrungen mit der Umsetzung vor, von denen später startende Kommunen profitieren können.

Die Kommunen in Nordrhein-Westfalen haben ihren ersten Gesamtabschluss zum Stichtag 31.12.2010 erstellt und können bereits über Folgeabschlüsse berichten. Ihre Erfahrungen bestätigen: Der kommunale Gesamtabschluss ist ein fachlich anspruchsvolles Thema, und die erste Aufstellung kann entsprechend aufwändig werden.

Besonders größere Kommunen, bei denen umfassende Gesamtabschlüsse zu erwarten sind, sollten daher frühzeitig mit der Projektierung starten. Die sorgfältige Planung lohnt sich aber, denn ein durchdachter Gesamtabschluss lässt sich in den Folgejahren mit wenig Aufwand wiederholen, vor allem wenn eine passende Software die Konsolidierung durch automatisierte Routinen unterstützt. Auch erläuternde Dokumente wie der Gesamtlagebericht können in Folgejahren als Vorlage verwendet werden; ihre Aktualisierung ist wesentlich einfacher als die Ersterstellung. Bei Einführungsprojekten hingegen haben sich folgende Aspekte als zentrale Erfolgsfaktoren herauskristallisiert:

Revisionssicherheit durch Profi-Software

Ein vermeintlich „sanfter Einstieg“ in die Konsolidierung mit einer Eigenentwicklung in vertrauter Excel-Umgebung kann sich schnell als Bumerang erweisen. Schon allein die Anforderungen des Rechnungsprüfungsamtes hinsichtlich Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des rechtssicheren Abschlusses sowie die Kontinuität der Folgeabschlüsse können Excel-Lösungen kaum erfüllen. Es ist daher effektiver, von Anfang an in die Einführung einer zukunftsorientierten IT-Lösung statt in die Entwicklung komplizierter Excel-Modelle zu investieren.

Wie Anwender der Konsolidierungssoftware IDLKONSIS berichten, sorgen auch die in der Software enthaltenen fachlichen Parameter, die prozessorientierte Führung des Nutzers und die Plausibilitätsprüfungen bereits im ersten Jahr für effizientes Arbeiten und korrekte Ergebnisse, und in den Folgejahren sichern vorgegebene Automatismen die Kontinuität der Konzernrechnungslegung.

Fachwissen aufbauen

Der kommunale Gesamtabschluss ist mehr als die bloße Addition der Einzelabschlüsse. Diese scheinbare Binsenweisheit kann sich im Projekt zum echten Zündstoff entwickeln: Je nach Größe und Komplexität der Kommune und der einbezogenen Betriebe kann sich ein sehr heterogener Konsolidierungskreis ergeben, was bei der ersten Aufstellung des Gesamtabschlusses ein breites Fachwissen erfordert. Neben der Kernverwaltung sind Beteiligungen öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Rechtsformen einzubeziehen, verschiedenste Informationstechnologien bei den einzelnen Organisationseinheiten zu berücksichtigen sowie Unterschiede in der Rechnungslegung mit abweichenden Kontenplänen oder unterschiedlichen Bewertungsvorschriften zu beachten.

Es ist daher sinnvoll, bei der Erstaufstellung erfahrene Konsolidierungsexperten hinzuzuziehen und „das Rad nicht neu zu erfinden“. Zugleich sollte jedoch intern Fachwissen aufgebaut und in entsprechenden organisatorischen Strukturen verankert werden. Außerdem sollte die gewählte Softwarelösung so konzipiert sein, dass sie einfach erlernbar ist und von der verantwortlichen Fachabteilung eigenständig gepflegt werden kann. Die Kombination aus kompetenter fachlicher Hilfe zur Aufstellung des Erst-Abschlusses und einer anwenderfreundlichen Software, die in den Folgejahren die eigenständige Durchführung der Konsolidierung ermöglicht, hat sich hinsichtlich nachhaltiger Qualität und Kosteneffizienz als vorteilhafte Lösung erwiesen.

Alle Beteiligten ins Boot holen

Grundsätzlich ist es wichtig, möglichst früh mit der Projekteinrichtung zu starten, um die relevanten Fragen mit allen Beteiligten zu klären. Auch das Rechnungsprüfungsamt sollte frühzeitig einbezogen werden.

Auch das Rechnunsprüfungsamt sollte frühzeitig einbezogen werden. Ein wesentlicher Punkt zu Beginn ist die Abgrenzung des Konsolidierungskreises, damit die Betriebe informiert und die Ausgangslage analysiert werden können. Dabei geht es z.B. um die Ermittlung der internen Lieferungs- und Leistungsbeziehungen zur Eliminierung von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Aufwendungen und Erträgen.

Die Abstimmung von Differenzen oder Fragestellungen bezüglich der Neubewertung von Gegenständen des Anlagebzw. Sachvermögens zur Erzielung einer geforderten Qualität von Intercompany-Salden sind erfahrungsgemäß zeitaufwändig und sollten nicht unterschätzt werden.

Auch die Sensibilisierung der Beteiligungen im Hinblick auf die Qualität der Meldedaten und Termintreue ist immer wieder ein Thema. Die bisweilen schwierigen Gespräche und Verhandlungen in diesem Kontext sollten unbedingt mit Rückendeckung seitens der Verwaltungsleitung geführt werden. Eine für alle Beteiligten verbindliche Gesamtabschlussrichtlinie ist dabei hilfreich, um die einheitliche Handhabung der inhaltlichen und zeitlichen Anforderungen sicherzustellen.

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