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Digitalisierung der Finanzabteilung: Eine Frage der Veränderungsbereitschaft

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Veränderungen sind oftmals unbequem, herausfordernd und auch wenn die Vorteile offensichtlich sind, fehlt es häufig an Veränderungsbereitschaft. Die digitale Transformation des Finanzbereichs bildet hier keine Ausnahme. 

Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Data Analytics und Natural Language Processing (NLP) können Finanzprozesse nachhaltig optimieren. Dennoch ist eine Vielzahl der zunehmenden Digitalisierungsprojekte der letzten Jahre im Bereich Finance und Controlling aufgrund mangelnder Bereitschaft gescheitert. Um die digitale Transformation erfolgreich durchzuführen, sollten Unternehmen die Veränderung in drei Dimensionen begreifen: 

1. Digitalisierung vernetzt unternehmensübergreifend 

Die Erwartungen an die digitale Transformation sind riesig und Unternehmen erhoffen sich in sämtlichen Bereichen Verbesserungen. Das führt dazu, dass sie viele Digitalisierungsprojekte in verschiedenen Bereichen parallel anstoßen. Der Finanzbereich sollte hier von Beginn an in die Digitalisierung eingebunden werden. Denn hier lassen sich einige technologische Anwendungen zur Automatisierung von Finanzprozessen umsetzen. Dazu zählen unter anderem RPA, NLP für Dokumentenmanagement, neue Arbeitsmodelle und Aktivitätenverteilungen (RACI). Im Front und Middle Office betrifft die digitale Transformation nahezu die gesamte Wertschöpfungskette. Es werden sämtliche Organisationseinheiten, Strukturen und Segmente intensiver miteinander vernetzt. CPG Unternehmen bieten hier ein anschauliches Beispiel, wie weitreichend die Veränderungen sind: viele ehemals klassische B2B-Unternehmen entwickeln sich deutlich Richtung Endkunden und bauen eigene Marktzugänge (z. B. Onlineshops). Dies führt zu der Veränderung des Geschäftsmodells Richtung B2B2C und automatisch zu neuen Prozessen und deutlichem Anstieg von Daten. Für den Finanzbereich hat das zur Folge, dass man z. B. nicht 100 Rechnungen pro Monat schreiben soll, sondern vielleicht 100.000. Die vertikale Integration vom Produzenten zum Händler braucht eine Anpassung des Steuerungsmodell, die entsprechenden KPIs, Profitcenterstrukturen und Reporting. 

2. Digitalisierung verändert Strukturen und Rollen 

Die teils tiefgreifenden Veränderungen der Geschäftsprozesse wirken sich auf den strukturellen Aufbau eines Unternehmens und die Arbeitsfelder der Mitarbeitenden aus. Vernetzung von Arbeitsabläufen, Prozessen und IT-Systemen führen dazu, dass Finanzabteilungen sich neu aufstellen und CFOs sich in neuen Rollen einfinden. Beispielsweise fallen durch die Automatisierung sogenannte Routine-Tätigkeiten (rule-based activities) weg. Gleichzeitig steigt jedoch der Bedarf an qualifizierten Mitarbeitenden, die Steuerungstätigkeiten (decision-based activities) übernehmen. Gefragter denn je sind Mitarbeitende mit analytischen Fähigkeiten, guten IT-Kenntnissen und Steuerkompetenzen. Das Anforderungsprofil verändert sich demnach stark im Finanzbereich. Und auch der CFO findet sich in neuen Funktionen wieder, wie etwa als Operator oder Mit-Verwalter des Unternehmens.

3. Basisvoraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung - Datenqualität und Veränderungsbereitschaft

Im Zuge der Vernetzung von IT und Back-Office gewinnt Data Governance und Data Quality Management immer mehr an Bedeutung – Themen, die in der Vergangenheit eher stiefmütterlich behandelt wurden. Aufgrund der früheren Vernachlässigung sind Unternehmen hier oftmals nicht auf dem neuesten Stand und sehen sich mit einer großen Herausforderung konfrontiert. Sie sind daher gut beraten, wenn sie Data Governance und Data Quality priorisieren und ganz oben auf ihre Agenda setzen. 

An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Doch die Veränderung, die sie mit sich bringt, stößt oftmals auf mangelnde Bereitschaft. Das führt dann leider häufig dazu, dass Projekte scheitern. Um eine langfristig erfolgreiche Transformation anzustoßen, sollten Unternehmen sich die Vielschichtigkeit der Veränderungen bewusst machen und ihre Belegschaft von Beginn an einbinden und motivieren. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität wird für Unternehmen zu einem kritischen Erfolgsfaktor.  

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