Fachartikel

Datenmanagement – von der Erfassung bis zur automatischen Schnittstelle

Aus dem Alltag eines IDL-Beraters: Die große Herausforderung - Zahlen und Werte aus unterschiedlichen Quellen sollen schnell und automatisiert geliefert und verarbeitet werden. Geht das?

Problem: Vorsysteme und Datenqualität

Unlängst wurde ich durch unseren Vertrieb gebeten, für einen potenziellen Neukunden einen Konzeptions-Workshop vorzubereiten. In diesem Halbtags-Workshop waren einige Tage später Mitarbeiter und Führungskräfte aus Konzernrechnungswesen, Controlling und IT vertreten. Bald war klar, hier steht nicht unsere Konsolidierungslösung im engeren Sinne auf dem Prüfstand. Aus den Fragestellungen und den internen Diskussionen kristallisierte sich eine andere übliche Problemstellung heraus: „Können Sie uns einen automatischen Datenflow aus Vorsystemen nach IDL.KONSIS bieten?“ Gespannte Blicke. Dann meine Gegenfrage: „Wie viele Vorsysteme haben Sie denn, und können die Vorsysteme die gewünschten Daten in gewünschter Qualität liefern?“ Kurze Nachdenkpause. Hier lag also die Herausforderung: Fast Close und die Möglichkeiten der heutigen Technologien erzeugen Zeitdruck und enorme Erwartungshaltungen an den Lösungsanbieter. Daten sollen idealerweise automatisiert und valide an die Konsolidierungslösung übergeben werden. Aber sind die Vorsysteme dazu überhaupt in Lage? Außerdem sprechen wir hier „nur“ von Massendaten, die die Konsolidierungsmaschine benötigt: Kontensalden, Intercompany-Informationen, Spiegelbewegungen, eventuell Controllinginformationen und sonstige statistische Werte, die für Anhangsangaben währungsumgerechnet und konsolidiert werden sollen. Und das Ganze möglicherweise in der Detailtiefe Geschäftsbereichsebene.

Der Konsolidierungspozess braucht klare Vorgaben

Der Konsolidierungsprozess soll idealerweise einfach durchlaufen werden können und durchgängig gestaltet sein. (Abb.1) Aus meiner Sicht ist es daher heute unerlässlich, dass der Konsolidierungsprozess im Jahr 2018 konsequent gemanaged wird. Es reicht nicht mehr nur die Ein-Mann-Abteilung im Konzernrechnungswesen, die auf Zuruf Daten in unterschiedlichen Formaten, meist Excel, von den Units abruft. Projektmanagement beginnt bei der Konzernspitze. Es müssen hier klare Vorgaben definiert werden, die konkret in einem Konzernhandbuch festgemacht werden, um die Wichtigkeit des Abschlussprozesses zu unterstreichen. In Abstimmung mit den Tochtergesellschaften muss im Sinne eines „Push-Down“ Accountings klar standardisiert werden, wer welche Daten in welchem Format und mit welchem Tool zu welchem Zeitpunkt an die Konzernzentrale liefert. Deadlines sind nicht nur im Hinblick auf gesetzliche Meldefristen zwingend einzuhalten.

(Abb. 1) Der Konsolidierungsprozess -> im PDF-Artikel (Download)

Datenvalidierung: Gewusst wie

Die gelieferten Daten sollen abstimmbar sein und frühzeitig auf Vollständigkeit und Konsistenz geprüft werden können. (Abb.2) Grundsätzlich können unterschiedliche Werkzeuge zum Einsatz kommen. Standardisierte oder individuelle Prüfregeln zur Abstimmung der Daten können zweifelsohne auch mit Excel erzeugt werden. Die Wartbarkeit ist hier die große Herausforderung und gleichzeitig das große Risiko. IDL.KONSIS liefert im Standard eine Großzahl von systemunterstützten Prüfregeln, die bei Erweiterung der Stammdaten um Konten oder Positionen sofort greifen. Darüber hinaus steht ein „potenter“ Werkzeugkoffer zur Verfügung, der das Anlegen von ergänzenden individuellen Prüfregeln erleichtert und damit für mehr Datenqualität sorgt. Was bedeutet aber Validierung, wenn Daten direkt aus dem Vorsystem übernommen werden sollen? Hier ist die Aussage ganz klar: Wollen Sie Intercompany-Information, Spiegelbewegungen oder sonstige Werte valide abholen, dann müssen diese Dimensionen im Vorsystem „Pflichtfelder“ sein; analog zu IDL.KONSIS. Und zwar idealerweise rückwirkend ab dem Tag 1 des Wirtschaftsjahres. Hier erlebe ich in der Praxis leider immer wieder Lücken, bis hin zur Fragestellung, ob IDL die fehlenden Daten nicht automatisch nach einem Schlüssel X ergänzen kann. Diese  Herangehensweise ist aber nur bedingt und höchstens temporär ein Lösungsansatz. Ziel muss es vielmehr sein, bereits bei der Entstehung der Daten, d.h. an der „Quelle“ für größtmögliche Konsistenz zu sorgen.

(Abb. 2) Datenvalidierung -> im PDF-Artikel (Download)

Datenmanagement im engeren Sinn

Datenmanagement zur Vorbereitung der Konsolidierung mit IDL.KONSIS bedeutet, dass Sie sich als Anwender grundsätzlich entscheiden müssen, welches Werkzeug Sie für den Meldeprozess für welche konsolidierungspflichtige Gesellschaft sinnvollerweise einsetzen wollen. Zudem spielen Überlegungen im Hinblick auf zentrale oder dezentrale Verantwortlichkeit für bestimmte vorbereitende  Konsolidierungsprozessschritte eine Rolle. (Abb.3)

(Abb. 3) Datenmanagement und Plausibilisierung -> im PDF-Artikel (Download)

In Bezug auf die Datenlogistik stehen in der IDL CPM Suite zur Auswahl:

  • Offline-Erfassung mit MS Excel
  • File-Import von Daten im z.B. TXT- oder CSV-Format
  • Datei-Upload über das IDL Portal
  • Online-Erfassung über Webzugriff direkt in IDL.KONSIS oder mit dem IDL.DESIGNER
  • Direktanbindung des Vorsystems mit unserer Lösungsfamilie IDL Smart Connectivity for ERP

In Abhängigkeit des gewählten Weges bzw. Werkzeuges sind aus Sicht des Anwenders u.a. folgende Aspekte von Entscheidungsrelevanz:

Kostenseite

  • Lizenzen?
  • Softwarepflege?
  • Implementierung?
  • Schulung (zentral/dezentral)?

Technische Restriktionen

  • Kann z.B. auf den SQL- oder SAP-Server in Bulgarien direkt installiert und zugegriffen werden? (Stichwort hier auch: Compliance-Richtlinien)
  • Online-Verbindung vorhanden und stabil?
  • Versionskonflikte durch heterogene Softwarestände / IT-Infrastruktur?

Sonstige Überlegungen wie z.B.

  • Wie hoch ist der manuelle Erfassungsaufwand?
  • Intercompany-Clearing mit dezentraler Verantwortlichkeit möglich?

(Abb.) Umfassende Übersicht der Werkzeuge Werkzeuge und unterschiedlichen Andienungswege, die Ihnen IDL für ein mögliches Datenmanagement zur Verfügung stellen kann -> im PDF-Artikel (Download)

Nach einer eingehenden Analyse einer Unternehmensgruppe könnte beispielsweise folgendes Datenmanagement-Konzept entstehen:

(Abb.) im Original -> im PDF-Artikel (Download)

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Für welche Werkzeuge und Andienungswege Sie sich letztendlich entscheiden, ist von den technischen Möglichkeiten in Ihren Units abhängig – auch Ihre Vorstellungen in Bezug auf die generelle Organisationsform Ihres Konzernrechnungswesens und der Verantwortlichkeiten spielen eine Rolle. Eine genaue Evaluierung des Ist-Zustandes ist unerlässlich, um daraus eine klare Strategie abzuleiten. Die perfekte Datenwelt gibt es nicht. Erfahrungsgemäß wird nicht ein Vorsystem alle Daten liefern können. Dazu kommt, dass in den einzelnen Gesellschaften Know-how nicht in gleichem Maße ausgeprägt ist. Für kleinere Gesellschaften übernimmt gerne der Steuerberater die Datenanlieferung an den Konzern mit abgespeckten Berechtigungen. Die Welt ist „hybride“. (Abb. 4)

(Abb. 4) Hybrider Ansatz IDL.DESIGNER und IDL.KONSIS -> Im PDF-Artiikel (Download)

Im Klartext für dieses mögliche Szenario:

  • Gesellschaften 1 und 2 wählen die Dateneingabe über die Online-Erfassung mit dem IDL.DESIGNER
  • Gesellschaften 3 und 4 uploaden Kontensalden und Intercompany-Aufrisse. Sonstige Meldedaten werden direkt in IDL.KONSIS gepflegt.

Auf Basis dieses Konzeptes gilt es nun, das Roll-Out Szenario, die Verantwortungen, das entsprechende Berechtigungskonzept und die Rollen zu definieren.

Die Rollenverteilung könnte so aussehen:

Geschäftsführung / Vorstand

  • Gesamtverantwortung
  • Compliance
  • Wirtschaftlicher Betrieb (geringe TCO)

Rechnungswesen / Controlling

  • Fachliche Konzeption + konzerneinheitliche Umsetzung
  • Abschlusserstellung + Berichtswesen
  • Konzernweite Richtlinien. Kollaboration

IT / Organisation

  • Technische Konzeption + Umsetzung
  • Betrieb + Pflege der Infrastruktur

Wirtschaftsprüfung

  • Testat Jahres- und Konzernabschlüsse
  • Reviews
  • Ggf. IT-Prüfung

Als Zielstrategie für die Umsetzung des dezentralen Roll-Out skizziert sich folgendes Management-Szenario:

  • Verlagerung von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten. Push-Down-Accounting
  • Entzerrung von Abschlusstätigkeiten
  • Integration dezentrales Intercompany-Clearing (ggf. auch zeitlich vorgelagert, auch auf lokalem Kontenplan, auch auf Belegebene) in den Meldeprozess
  • Statusmonitoring entlang des kompletten Meldeprozesses
  • Integration automatisiertes Prüfprotokoll in den Einzelabschluss-Monitor
  • Online-Freigabe durch dezentral Verantwortliche
  • Nutzung standardisierter Reportingmöglichkeiten der Konzernsoftware auch für Gesellschaften auf lokaler Ebene
  • Früherer Zugriff auf (Teile der) Meldedaten
  • Früherer Zugriff der Konzernprüfer auf (Teile der) Meldedaten

Egal für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, um in geeigneter Weise Ihren Konsolidierungsprozess abzubilden: Sprechen Sie mit uns. Unsere Berater verfügen über jahrelanges Projektmanagement- und Umsetzungs-Know-how. Verlassen Sie alte Pfade, vertrauen Sie unseren modernen Technologien.

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