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Aktuelles Reporting optimiert das Bankenrating

Der Schuhproduzent Josef Seibel nutzt eine integrierte Lösung für Planung, Reporting und Konsolidierung, die interne und externe Adressaten bedient. So verbesserten sich Bankenrating und Kredit-Konditionen.

Transparenz als Business Vorteil

„Dank verbesserter Kreditkonditionen und verringerter Kosten für den Konzernabschluss hat sich die Investition in die integrierte Berichtslösung bereits im ersten Jahr amortisiert“, berichtet Hans-Jürgen Reitzner, Geschäftsführer der Josef Seibel Schuhfabrik GmbH und Romika Shoes GmbH. Die Josef Seibel GmbH ist ein in der 4. Generation geführtes Unternehmen, das mit mehr als 3.500 Mitarbeitern an weltweit sechs Produktionsstätten im In- und Ausland pro Jahr über 6 Millionen Paar Schuhe herstellt und diese an Vertragshändler in mehr als 40 Ländern exportiert. Modernes Marketing und ein klares Markenkonzept haben Josef Seibel zum Global Player gemacht. Im Rahmen des Wachstums sind in der Gruppe die Anforderungen an das Berichtswesen gestiegen. Die bestehende Lösung für Finanzplanung und Konsolidierung auf Basis von Microsoft Excel wurde daher Zug um Zug durch eine integrierte Berichtslösung von IDL ersetzt. Damit erstellt das Unternehmen sein externes und internes Reporting aus einem Guss.

Das integrierte Reporting sticht Microsoft Excel aus

Der Einstieg erfolgte im Jahr 2008 mit der Einführung von IDL.KONSIS. Die wichtigste Anforderung dabei war, dass die Konsolidierung komplett intern und eigenständig läuft. IDL.KONSIS überzeugte als eine Lösung, die den Anwender sicher durch den fachlichen Prozess führt. Da die vorhandene Gewinn- und Verlustrechnung zu starr und unflexibel war und damit keine Planbilanz erstellt werden konnte, kam im Jahr 2012 IDL.FORECAST dazu. Zur Erstellung flexibler Reports und Dashboards wurde 2016 das IDL.COCKPIT eingeführt. Beim Implementieren, beim Einrichten des Kontenrahmens, bei der Umstellung von Kontenstrukturen und beim Aufbau von Berichten half jeweils ein IDL-Berater. Durch die enge Zusammenarbeit konnte sich das zentrale Rechnungswesen schnell in die Module einarbeiten. Heute führen die Fachabteilungen die Konsolidierung, Planung und Berichterstellung komplett eigenständig durch. Systemanpassungen an organisatorische Änderungen erledigt die hauseigene IT-Abteilung selbst. 

Monatliche Planung und quartalsweise Berichte

Ein wichtiges Ziel der optimierten Berichterstattung war eine professionelle unterjährige Konsolidierung und eine effiziente Jahresplanung mit Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz. Jederzeit verfügbare konsolidierte Daten, Schlüsselkennzahlen und Plan-Ist-Vergleiche sind für die Josef Seibel Gruppe beim Bankenrating von großer Bedeutung. Eine besondere Herausforderung dabei stellen die im Modemarkt typischen saisonalen Schwankungen dar. Die einmalige Berichterstattung zum Geschäftsjahresende mit bankenrelevanten Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad, Vorratsvermögen und Liquidität reicht nicht aus. Die vertraglich vereinbarten Kreditklauseln, die sogenannten Covenants, sehen ein quartalsweises Reporting und eine Jahresplanung auf Monatsebene vor, um die Unternehmensentwicklung im Blick zu behalten. Die IDL-Plattform unterstützt die monatliche Konsolidierung, eine Ein-Jahres-Planung inklusive Planbilanz sowie das Gesellschafter- und Banken-Reporting und deckt somit diese Berichtsanforderungen ab. Als weiteres Steuerungsinstrument hat Seibel ein Kennzahlen- System eingerichtet, das auf das saisonale Geschäft abgestimmt ist und im Plan-Ist-Vergleich gegenüber Banken Stichtags-unabhängig eine valide Verhandlungsbasis für optimale Kreditkonditionen darstellt. Durch das transparente Bankenreporting hat die Schuhfabrik ihr Bankenrating deutlich verbessert.

IDL.KONSIS konsolidiert Tochtergesellschaften

Grundlage des Reportings sind standardisierte, durchgängige Berichtsprozesse in einer integrierten Systemumgebung. Der Berichtszyklus startet mit den Einzelabschlüssen der 15 Tochtergesellschaften. Diese konsolidieren jeweils nach Local GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) im eigenen System und exportieren ihre Daten in das Finanzbuchhaltungssystem Addision. Dort findet das Mapping der Kontenrahmen auf die deutschen Berichtsstrukturen statt. Mit den harmonisierten Einzelabschlussdaten, die automatisch in IDL.KONSIS eingelesen werden, erstellt das zentrale Rechnungswesen den Konzernabschluss nach Handelsgesetzbuch. Nach der Konsolidierung wandern Ist- Zahlen per Knopfdruck in ein Planszenario in IDL.FORECAST, wo sie für die dezentralen Planung bereitstehen und für das Folgejahr angepasst werden. Die Controller der deutschen Gesellschaften planen direkt in IDL.FORECAST, während die Auslandsgesellschaften ihre Daten per MS-Excel-Templates in einheitlichen Konzernplanungsstrukturen übermitteln. Das zentrale Rechnungswesen führt dann die Plan-Konsolidierung durch und berücksichtigt dabei den Ausgleich der Intercompany-Forderungen und -Verbindlichkeiten samt Zahlungszielen. Das Berichts-Frontend IDL.COCKPIT bezieht seine Daten aus dem Konsolidierungs- und dem Planungsmodul und bekommt zusätzlich Detailinformationen aus den Ländergesellschaften. Auf dieser Basis entsteht ein monatliches Reporting mit steuerungsrelevanten Kennzahlen, Vorjahresvergleichen und Soll-Ist-Vergleichen. Die Banken, Gesellschafter und das Management greifen über Dashboards darauf zu. Dass alle externen und internen Informationen konsistent und auf eine einzige Datenquelle zurückzuführen sind, trägt wesentlich zum Vertrauen der Banken in die Reports bei. 

Der Jahresabschluss wurde um 15.000 Euro billiger

Die Erstellung des Konzernabschlusses verläuft heute wesentlich schneller aus zuvor. Sobald alle Daten in der Zentrale vorliegen, wird die Konsolidierung innerhalb eines Tages abgeschlossen. Durch die weitgehende Automatisierung und einfache Systemsteuerung spart das Unternehmen eigene Ressourcen und Beratungskosten. Auch die Prüfung hat sich beschleunigt. Der Wirtschaftsprüfer greift mit Leserechten direkt auf die Informationen in IDL. KONSIS zu und führt seine Untersuchung innerhalb von ein bis zwei Wochen durch. Die Kosten für das Erstellen und Prüfen des Konzernabschlusses sanken so um rund 15.000 Euro pro Jahr. Weitere Einsparungen bringt das positive Bankenrating. Die schnelle Konsolidierung und jederzeit verfügbare valide Kennzahlen bedeuten für die Josef Seibel Schuhfabrik handfeste finanzielle Vorteile durch verbesserte Kreditkonditionen. Die Systemlösung hat damit ihren Return-on-Invest schon nach kurzer Zeit eingefahren. 

Dieser Artikel erschien im is report 

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