Grand Resort Bad Ragaz steuert sein Unternehmen mit IDL wirtschaftlich und mit Weitblick

Das Grand Resort Bad Ragaz bietet eine einzigartige Kombination von Luxushotellerie, Wellbeing & Medical Health, ein eigenes Casino sowie eine hochkarätige Infrastruktur für Business, Events und Golf. Trotz seiner Komplexität behält die Unternehmensleitung den Gesamtbetrieb im Blick. Dem enormen Kostendruck in der Hotel- und Wellnessbranche begegnet das Unternehmen durch ein dezidiertes Finanzcontrolling.

Die vorhandene Reporting-Lösung auf Excel-Basis war für das Resort, das mit mehreren eigenständigen Geschäftsbereichen wie ein Konzern geführt wird, allerdings nicht mehr zeitgemäss. Mit über 300 einzelnen Excel-Sheets alleine für die Budgetierung war das Berichtswesen zu aufwändig und fehleranfällig und sollte durch einmodernes BI-System ersetzt werden.

Nach einer Evaluierung entschieden sich die zuständigen Experten für die Umsetzung mit IDL. Ausschlaggebend waren die systemtechnischen Vorteile der vorgestellten Lösung mit dem IDL.COCKPIT, dem IDL.IMPORTER, dem Microsoft SQL Server sowie dem OLAP-Server IBM Cognos TM1.

Implementierung innerhalb von 14 Tagen

Das komplexe Planungsmodell des Resorts  wurde in der datenbankbasierten BI-Lösung komplett neu aufgesetzt. Nach sorgfältiger Konzeptionierung der anspruchsvollen Berichtsumgebung konnte die Implementierung des Systems innerhalb von nur 14 Tagen umgesetzt werden.

Die Herausforderung beim Entwurf der Berichtsstrukturen lag vor allem darin, einerseits die sehr unterschiedliche Tätigkeit der einzelnen Geschäftsbereiche und Firmen des Resorts bis ins Detail abzubilden und andererseits alle heterogenen Informationen in der aggregierten Unternehmenssicht auf einen Nenner zu bringen.

Inhaltlich steht vor allem das Finanzcontrolling mit klassischer Kostenrechnung und Kostenartenplanung zur Erfolgsrechnung und Bilanz im Fokus, ergänzt um zahlreiche branchen- und unternehmensspezifische Kennzahlen. Neben der Abteilung Finanzen & Controlling arbeitet die HR-Abteilung mit der Lösung. Die Personalkosten, in der Hotelbranche meist der grösste Kostenblock, werden in der Personalabteilung detailliert bis auf Ebene der einzelnen Mitarbeiter geplant und gehen als aggregierter Kostenblock auf Kostenstellen- bzw. Kostenarten-Ebene in die Erfolgsrechnung ein.

Ein entscheidender Vorteil gegenüber dem vorherigen Berichtswesen ist, dass in der BI-Lösung alle Werte in konsistenten Strukturen in der zentralen Datenbank vorliegen und dort über alle Aggregationsstufen hinweg analysiert werden können – vom Konzernergebnis bis zur einzelnen Rechnung im operativen Vorsystem. Neben der Budgetierung (Jahresplanung) und einer Langfristplanung auf 3 – 5 Jahre läuft nun auch eine Kurzfristplanung mittels Forecast. Auch hier liefert das Reporting auf Basis der zentralen Datenbank zahlreiche Auswertungen wie Plan-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen.

Umfangreiches Standardreporting für rund 100 Berichtsempfänger

Monatlich werden individualisierte Berichtsmappen mit einem Gesamtumfang von rund 200 Seiten für die Kostenstellenverantwortlichen, die Bereichsleiter, die Geschäftsführer und den Verwaltungsrat in Excel erstellt und als PDF versandt. Die Berichtsprozesse haben sich mit dem System erheblich vereinfacht, so dass die Monatsreports heute zwei Tage früher als im vorigen Excel-Reporting vorliegen.

Das Reporting wird kontinuierlich weiter ausgebaut. Zum einen wird der Detailgrad weiter erhöht, z.B. durch Umsatzanalysen über den gesamten Konzern bis auf Produktebene, und zum anderen stehen neue Themen wie eine Gutscheinanalyse oder der Aufbau einer Kostenträgerrechnung auf der Agenda.

IDL.COCKPIT, IDL.IMPORTER, Microsoft Excel, IBM Cognos TM1, Microsoft SQL Server, Datenquelle: ABACUS

• Traditionsreiches 5-Sterne Resort mit Luxushotellerie, Wellbeing & Medical Health, eigenem Casino und hochkarätiger Infrastruktur für Business, Events und Golf
• Heiltherme mit 36.5° C warmem Wasser als Alleinstellungsmerkmal
• Mit international renommiertem Medizinischen Zentrum für Prävention und Rehabilitation

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