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So plant die Eintracht mit Business Intelligence

Im Fußball ist nicht alles planbar. Eintracht-Frankfurt-CFO Oliver Frankenbach will trotzdem auf alles vorbereitet sein – und hat die Finanzplanung auf ein Business-Intelligence-Tool umgestellt.

Die Finanzplanung für die nächsten Wochen, Monate und Jahre ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung – und ein Fußballverein nimmt sich da nicht aus. Ein millionenschwerer Transfer oder ein verlorenes Spiel und die damit verbundenen Folgen, und schon muss mit ganz anderen Einnahmen oder Ausgaben kalkuliert werden. Mit dieser fußballtypischen Gemengelage kämpft auch die Eintracht Frankfurt Fußball AG, die die Finanzen des gleichnamigen Fußballklubs managt. Die Eintracht erwirtschaftet Umsätze von fast 150 Millionen Euro, baut derzeit Repräsentanzen in Asien und Amerika auf und ist damit ein veritabler, global agierender Mittel- ständler. Bei der Planung geht es um entsprechend hohe Summen. Verantwortlich für die Planung sind der Bereichsleiter Finanzen Johannes Möglich und sein CFO Oliver Frankenbach. Früher haben die beiden sich dieser Aufgabe vornehmlich mit Excel angenommen, bis sie sich dazu entschlossen, die Finanzplanung ordentlich umzukrempeln.

Eintracht Frankfurt wollte weg von Excel

Das Problem mit Excel damals: „Wir hatten eine dezentrale, teilweise uneinheitliche Planung mit vielen verschiedenen Beteiligten. Das alles in Excel abzubilden, war zum einen zeitaufwendig und zum anderen schwierig anzupassen, wenn sich kurzfristig etwas änderte“, erinnert sich Johannes Möglich. Alleine schon für die Personalkostenplanung habe man immer mehrere Tabellen zusammenführen müssen. Simulationen waren ebenfalls nicht möglich. Gerade wenn es um unvorhersehbare Ereignisse ging – wie einen möglichen Abstieg oder die Teilnahme am internationalen Geschäft – mussten die Controller stets mehrere Planungsszenarien parat haben. „Auch da war das Arbeiten mit Excel oftmals zu unflexibel“, sagt Möglich. Um die Planung zu vereinheitlichen und auf unvorhersehbare Ereignisse besser reagieren zu können, hat sich das Finanzteam des Bundesligaklubs 2016 auf die Suche nach einem neuen Planungstool gemacht. Nach einem Proof-of-Concept fiel die Wahl schließlich auf eine Business-Intelligence-Lösung des Software-Unternehmens IDL.

Umstellung unter Zeitdruck

Viel Zeit hatte die Eintracht für die Einführung allerdings nicht: Im November 2016 musste die Planung für das folgende Lizenzierungsverfahren stehen, doch im Frühjahr davor schwebte die Mannschaft in großer Abstiegsgefahr. Die Eintracht musste in die Relegation, erst wenige Minuten vor dem Schlusspfiff des entscheidenden zweiten Relegationsspiels fiel das erlösende Tor, das den Traditionsklub in der Bundesliga hielt. In dieser prekären Situation lag die Umstellung des Planungsprozesses auf Eis. Anschließend blieben Frankenbach und Möglich nur noch fünf Monate, um ihr eigenes Projekt zu Ende zu bringen. „Im Sinne der Glaubwürdigkeit und Akzeptanz des neuen Systems war es uns sehr wichtig, dass das Tool direkt zu Beginn hundertprozentig funktioniert“, berichtet Johannes Möglich. Am Ende wurde es eine Punktlandung – auch, weil die Eintracht sich dazu entschloss, zunächst nur die GuV-Planung umzustellen und die weiteren Module erst später. „Wenn man sich tatsächlich erstmal nur für wenige Module entscheidet, halte ich eine Umsetzungsdauer von fünf Monaten auch bei anderen Unternehmen – parallel zum Tagesgeschäft – für realistisch“, sagt Tobias Esch, der auf Seiten der IDL das Projekt betreut hat.

Eintracht-Prüfer KPMG kann auf Daten zugreifen

Ein wichtiger Schritt in der Umsetzung war der Aufbau eines Data Warehouse. Durch die Vereinheitlichung der Berichtsstrukturen arbeiten alle mit den gleichen Datensätzen. Jeder bringe nun die gleichen Unterlagen zum Budget-Gespräch mit, sagt CFO Frankenbach, der sich früher selbst im Controlling seine ersten Sporen bei der Eintracht verdient hatte. Das hat auch die Szenarien Planung – für die Bundesliga, die Zweite Liga oder die Europa League – erleichtert: „Dadurch, dass alle Daten zentral vorliegen, läuft auch die Anpassung an neue Rahmenbedingungen schneller als früher. Einen weiteren Vorteil sieht der Finanzchef, der in den gesamten Prozess eng eingebunden war, darin, dass man die Daten nun wesentlich granularer auswerten kann: „Hatten wir vorher eine Excel-Planung auf aggregierter Ebene, können
wir nun beispielsweise in jede Kostenstelle einsteigen und diese nach Aufwand, Abschreibungen oder sonstigen Aspekten detailliert auswerten.“ Auch dem Wirtschaftsprüfer KPMG erleichtert das neue System die Arbeit, da dieser einen Zugang zum BI-Tool hat und direkt auf die für die Prüfung notwendigen Daten zugreifen kann. „Das ist eine Zeit- und damit auch Kostenersparnis für uns“, sagt Finanzchef Frankenbach.

Enorme Datenmengen bremsten das System

Die Akzeptanz für das neue System war von Anfang an relativ hoch, erinnert sich Möglich. Seiner Meinung nach auch deshalb, weil Schulungen gar nicht erst notwendig waren. „Das System ist für die Nutzer größtenteils intuitiv, eine Dokumentation mit Screenshots hat die meisten Fragen geklärt“, so der Bereichsleiter Finanzen. Einige Anpassungen mussten die Controller nach dem Go-Live gemeinsam mit IDL trotzdem noch vornehmen. So war zu Beginn die Performance bei bestimmten Auswertungen noch nicht zufriedenstellend. Da im Hintergrund bei manchen Analysen immer auf alle Daten – zum Beispiel auf sämtliche Konten von 60 Kostenstellen – zugegriffen wurde, dauerte es bis zu zehn Sekunden, bis sich der Bericht öffnete. Das war viel zu lange. „Nachdem wir geprüft haben, auf welche Daten wir tatsächlich parallel zugreifen müssen und welche wir ausklammern können, hat sich die Performance dann aber deutlich verbessert“, berichtet IDL-Manager Esch.  Am Ende wird aber nicht alles seinen Weg in die Software finden, und die Begründung dafür hat viel mit dem Geschäft der Eintracht Frankfurt Fußball AG zu tun. „Die Planung der Personalkosten für den Lizenzspieler Bereich werden wir vorerst auch weiterhin in Excel machen. Sie ist einfach zu komplex und individuell“, sagt Möglich. In solchen Fällen sei Excel aktuell noch die bessere Lösung.

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