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Point of Truth

Business Intelligence und Corporate Performance Management – Wie sind analytische Informationssysteme entstanden und wie sieht ihre Zukunft aus?

Daten sammeln und damit arbeiten, Informationen generieren, entscheiden, Mehrwert schaffen. Die technologischen, organisatorischen und kommunikativen Entwicklungen der vergangenen Jahre haben vieles möglich gemacht.

Vor allem im Finanzbereich haben sich mit dem Corporate Performance Management und neuen Technologien wie Mobile, Cloud oder Big Data zahlreiche neue Ansätze entwickelt, die eine effiziente und vorausschauende Unternehmenssteuerung unterstützen. Die IDL-Unternehmensgruppe – einer der führenden CPM-Experten – blickt dieses Jahr auf 25 Jahre Firmengeschichte zurück und kennt den BI- und CPM-Markt daher von den frühen Anfangsjahren an. Das Jubiläum ist ein guter Anlass, um mit dem Gründer Bernward Egenolf und seinem Co-Geschäftsführer Harald Frühwacht zusammen die Entwicklung von Performance Management und dessen Technologie-Geschichte Revue passieren zu lassen und auch einen Blick in die Zukunft werfen.

Business Intelligence – die Vision des managementgerechten "single point of truth"

Der Einsatz von Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen war einer der wichtigsten Wachstumsfaktoren der vergangenen Jahrzehnte. Die Dezentralisierung der Rechenleistung vom Mainframe auf Client-Server-Systeme und schließlich in Form des PCs auf den Schreibtisch des Anwenders war die Grundlage für die schnelle Verbreitung der IT. Seither sammeln die unterschiedlichsten Operativsysteme in den Unternehmen immer größere Datenmengen: ERP, Fertigungssteuerung und Logistiksysteme, CRM und elektronische Archive.

In den neunziger Jahren entstand Business Intelligence. Unternehmen wollten die wachsenden Datenbestände ihrer unterschiedlichen Produktivsysteme zusammenführen und kombiniert auswerten. Vorreiter waren die Pharmabranche und Finanzdienstleister mit ihren umfangreichen Dokumentationspflichten, bei denen sich entsprechend viele operative Daten angesammelt hatten. Daten wurden systematisch in umfangreiche Datenbanksysteme überführt. Es entstanden große Datawarehouses, in denen unterschiedlichste Daten vereinheitlicht, gesammelt und langfristig gespeichert wurden, mit der Vision, eine einzige zentrale, vertrauenswürdige und konsistente Datenquelle für alle unternehmensweiten Informationsbedürfnisse zu schaffen. Das Schlagwort der BI-Gründerzeit war dementsprechend der ersehnte "single point of truth".

Um die schnelle, flexible und managementgerechte Auswertung dieser großen Datenmengen zu unterstützen, wurden für Analysezwecke optimierte Datenmodelle auf Basis "multidimensionaler" Datenbanken entwickelt. So können Umsatzdaten etwa einzelnen Produktgruppen, Berichtszeiträumen, Mitarbeitern und Regionen zugeordnet und in unterschiedlichen Dimensionen und Zusammenhänge sichtbar gemacht werden.

Die multidimensionale Datenhaltung und Online Analytical Processing (OLAP) sowie Data Mining als schnelle Analysemethoden sind zentrale Entwicklungen, an denen sich die Entstehung von Business Intelligence festmacht. Die Visualisierung der Erkenntnisse erfolgte in zunehmend dynamischen Reports, bis hin zu den heute üblichen übersichtlichen Dashboards mit hoch verdichteten Informationen. Zusammen mit leistungsfähigen ETL-Werkzeugen ist damit die klassische BI-Architektur entstanden: Daten werden aus unterschiedlichen Systemen Extrahiert, in ein einheitliches Zielformat umgewandelt (Transformiert) und in eine Zieldatenbank, meist einem relationalen Datawarehouse bzw. einer Staging Area, geLaden. Die sodann in einer multidimensionalen Datenbank zur Verfügung gestellten Daten dienen als Grundlage für alle Anforderungen an Analyse, Planung und Reporting.

Von der IT- in die Fachabteilung

Der Weg zum managementgerechten BI-System, das auch federführend von der Fachabteilung betreut wird, dauerte Jahre. Die Administration und auch die Datenhoheit von BI-Lösungen lagen zunächst meist in den Händen der IT-Abteilung. Die Datenhaltung war aufwändig, die erforderliche Rechenleistung teuer, die Systeme komplex. Neue Abfragen mussten z.T. umständlich programmiert werden; es vergingen Tage, bis eine spontane Frage des Managements beantwortet war. Überraschende Entdeckungen in den Datenlagern waren nur schwer möglich. Die Controller, als interne Informationsdienstleister die ersten Ansprechpartner des Managements, saßen hier oft zwischen allen Stühlen. Die typische Situation: Der Vorstand braucht kurz vor der Aufsichtsratssitzung noch eine bestimmte aktuelle Kennzahl und der Controller muss die Kollegen aus der IT dazu bringen, ihre Tagesarbeit zu unterbrechen sowie "schnell noch" eine neue Abfrage zu programmieren.

Probates Mittel, um sich den Umweg über die IT zu sparen, war Microsoft Excel. Die nach wie vor hohe Beliebtheit des Werkzeugs im Controlling ist nachvollziehbar und hat ihre Berechtigung: Die Tabellenkalkulation ist vertrauter Standard im Controlling und ermöglicht dem Fachanwender sehr flexible Kennzahlen-Analysen. Im Zuge ständig wachsender, verteilter Reporting-Landschaften im Unternehmen stellten sich jedoch die Nachteile heraus: Excel ist der Nährboden für nicht zentral kontrollierbare IT-Insellösungen und erfordert als Basis großer Reporting-Anwendungen einen enormen manuellen Aufwand, der Zeit und Ressourcen kostet und Übertragungsfehler produziert. Als analysestarke Oberfläche mit Datenbank-Anbindung für Power-User hat Excel jedoch heute neben den Dashboards für Berichtsempfänger seinen Platz in BI-Anwendungen gefunden.

Die Finanzkrise: Die Geschäftsleitung braucht bessere Informationen

Mit ausschlaggebend für einen regelrechten Entwicklungsschub war die Finanzkrise ab 2007, die viele Unternehmen völlig unvorbereitet traf. Der weltweite Absatz brach zusammen, viele Unternehmen mussten die Produktion drosseln und bereits beschlossene Investitionen zurückhalten. Planzahlen, die eben noch gestimmt hatten, Umsatz-Forecasts und Sales-Pipelines, die sich über Jahre bewährt hatten, erwiesen sich plötzlich als unzulänglich, weil sich die Rahmenbedingungen dramatisch verändert hatten.

Um ein Unternehmen auch in schwierigen Zeiten steuern zu können, brauchten Vorstände einen Blick hinter die Zahlen des Rechnungswesens. Die Daten der unterschiedlichen Operativsysteme sowie verfügbare externe Datenquellen wie Geo-, Wetter- oder Konjunkturdaten rückten stärker in den Blick. BI versprach, durch kombinierte, hoch aktuelle Auswertung dieser unterschiedlichen Daten auch bei schwer überschaubaren Markt- und Finanzentwicklungen fundierte Entscheidungsgrundlagen zu liefern.

So rückte BI aus dem Fokus der IT-Abteilung noch mehr in den Blick und auch unter die Kontrolle der Fachabteilungen, vornehmlich des Controllings, und bekam vor allem die nötige Aufmerksamkeit von Management und Vorstand – und damit auch den nötigen Budgetrahmen für den breiten Ausbau in Unternehmen. Neben technischer Funktionalität spielt heute die schnelle, verknüpfte Analyse der Datenbestände eine ebenso wichtige Rolle wie die Benutzerfreundlichkeit der Systeme. Immer wichtiger wird die automatisierte Verteilung der gewonnenen Erkenntnisse und Kennzahlen (KPI) bzw. ihre Bereitstellung auf Dashboards für die zuständigen Vorstände und Abteilungsleiter, unabhängig davon, ob sie sich gerade im Unternehmen aufhalten oder unterwegs zu Kunden, Lieferanten oder Investoren sind. Hinzu kommt die Möglichkeit, im Sinne von Self-Service-BI eigene Analysen durchzuführen oder Daten für individuelle Fragestellungen zu untersuchen. Klassische BI-Themen wie Reporting und Dashboarding werden Commodity, BI entwickelt sich weiter in alle Fachbereiche. Big Data Analytics, Data Mining und Predictive BI erweitern das technologische Spektrum der Plattformen, und mit Planung und Konsolidierung kommen Themen des integrierten Performance Managements hinzu.

Paradigmenwechsel im Finanzbereich – Digitalisierung und Cloud als Turbo

Weil es darauf ankommt, die Prozesse, Eigenheiten und Datenbanksysteme des Kundengeschäfts genau zu verstehen und auf Anforderung eine unternehmensübergreifende und valide Reportingwelt aufzubauen, sind CPM und BI kein Out-of-the-Box-Geschäft. Es erfordert stattdessen versierte Experten, die Kunden bei der Erstellung ihrer Fach- und Technologie-Konzepte, der Implementierung und der Weiterentwicklung der Systeme begleiten.

Die fachlichen Einsatzgebiete von CPM-Lösungen sind oft komplex. Tiefgehendes fachliches Wissen im Bereich Rechnungswesen, Controlling und der legalen Konsolidierung sind gefordert, um Softwarelösungen passend in der kundenspezifischen Umgebung implementieren zu können.

Neue Anforderungen durch wechselhafte Märkte und finanzregulatorische Vorgaben bringen außerdem eine hohe Dynamik in das Thema. Im Aufgaben- und Verantwortungsbereich der CFOs, Accounter und Controller zeichnet sich dabei derzeit ein regelrechter Paradigmenwechsel ab. In zunehmend global agierenden Unternehmen steigen die Anforderungen an die Finanzverantwortlichen erheblich. Interne und externe Berichterstattung und Entscheidungsgrundlagen müssen in immer kürzeren Zyklen sowie im Rahmen anspruchsvoller internationaler, ständig wechselnder legaler Regelungen an Kontrollorgane, Investoren und das eigene Management geliefert werden. Bei meist knapp besetzten Finanzabteilungen gilt es hier, die Chancen zu nutzen, die moderne Corporate Performance Management- und Business Intelligence-Lösungen auf Basis neuer Technologien wie Cloud & Co. bieten.

Die Vorteile von Cloud-Lösungen liegen auf der Hand – Ressourcen für den IT-Betrieb können sich Unternehmen genauso sparen wie die Anschaffung redundant ausgelegter IT und deren Betrieb in abgesicherten Serverräumen. Bezahlt wird nach Nutzung, und dank schneller Datenleitungen sind Unterschiede zur Inhouse-IT kaum spürbar.

Da es im traditionell sicherheitsbewussten Finanzbereich um äußerst sensible Daten geht und das Berichtswesen zu den unternehmenskritischen Kernprozessen gehört, ist die derzeit noch zögerliche Adaption von Cloud-basierten CPM-Lösungen hier verständlich. Tatsächlich ist aber bei zahlreichen Ausschreibungen „Cloud-ready“ bereits eine verbindliche Anforderung.

Das private Nutzungsverhalten unterstützt die unaufhaltbare Entwicklung in Richtung Cloud: Durch die rasante Verbreitung von schnellem Internet, Smartphones und Tablets greifen heute immer mehr Anwender im Privatleben ganz selbstverständlich auf Cloud-basierte Apps zu und erwarten den Bedienkomfort auch von den Anwendungen im Unternehmen. Die Anbieter stehen daher vor einer Reihe ganz unterschiedlicher Aufgaben: Die Architektur der existierenden Produkte und Werkzeuge muss angepasst, sie müssen Cloud-fähig gemacht werden. IT- und Datensicherheit sind nun noch brisantere Themen. Über Portale sollen die Daten für die Kunden geräteunabhängig zugänglich sein. Gefragt ist ein Partner für den hochsicheren Rechenzentrumsbetrieb. Entsprechend dieser neuen Anforderungen entwickelt IDL sein Portfolio kontinuierlich weiter hin zu einer CPM- und BI-Suite, die fachlich modularisiert, performant, modern und Cloud-basiert ist. 

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